1. Cakupan kebijakan
Kebijakan Privasi ini berlaku untuk layanan yang disediakan oleh FleetHUB, termasuk portal web FleetHUB, FleetHUB Driver, fitur pelacakan shipment, manajemen armada/driver, dokumen operasional, komunikasi, dan fitur pendukung lainnya.
FleetHUB digunakan untuk kebutuhan operasional bisnis dan logistik. Beberapa data dapat disediakan oleh perusahaan tempat pengguna bekerja, vendor, shipper/consignee, atau pihak lain yang terlibat dalam Shipment JOB (Order Pengiriman).
1. Scope of this policy
This Privacy Policy applies to services provided by FleetHUB, including the FleetHUB web portal, FleetHUB Driver, shipment tracking, fleet/driver management, operational documents, communications, and related features.
FleetHUB is intended for business and logistics operations. Some information may be provided by the user's employer, vendors, shippers/consignees, or other parties involved in a Shipment JOB (Delivery Order).
2. Data yang dapat kami kumpulkan
- Identitas dan akun: nama, nomor telepon, email (jika tersedia), foto profil/selfie, perusahaan/vendor terkait, serta informasi verifikasi akun.
- Data driver dan kepatuhan: data SIM, jenis SIM, nomor/masa berlaku SIM, sertifikasi, penghargaan, serta dokumen yang dibutuhkan untuk operasional atau verifikasi.
- Data Shipment JOB: nomor JOB, kendaraan/Nopol, pickup dan delivery, alamat, tanggal/jam rencana dan aktual, status perjalanan, route, irregularity, catatan, dan bukti serah terima.
- Lokasi: lokasi GPS/perkiraan lokasi yang dibutuhkan untuk tracking perjalanan dan bukti lokasi operasional.
- Foto dan dokumen: foto kendaraan, dokumen Pickup/Delivery/Irregularity, kwitansi, struk, bill, receipt, ticket, dan dokumen pendukung lain yang diunggah melalui aplikasi.
- Biaya operasional: cash advance, reimbursement, lumpsum, request additional cost, bukti pembayaran, dan informasi operasional terkait.
- Data perangkat dan teknis: device/installation identifier, versi aplikasi, sistem operasi, network information, push-notification token, log error, security/audit log, dan metadata teknis yang diperlukan untuk keamanan serta troubleshooting.
- Komunikasi: notifikasi, pesan operasional, konfirmasi order, dan interaksi yang dilakukan melalui FleetHUB.
2. Information we may collect
- Identity and account information: name, phone number, email (where available), profile photo/selfie, related company/vendor, and account verification information.
- Driver and compliance information: driving licence information, licence type/number/expiry, certifications, awards, and documents required for operations or verification.
- Shipment JOB information: JOB number, vehicle/plate number, pickup and delivery details, addresses, planned and actual times, trip status, route, irregularities, notes, and proof of delivery.
- Location information: precise or approximate GPS location required for trip tracking and operational location evidence.
- Photos and documents: vehicle photos, Pickup/Delivery/Irregularity documents, receipts, bills, tickets, and other supporting documents uploaded through the application.
- Operational expense information: cash advances, reimbursement, lumpsum, additional cost requests, payment evidence, and related operational information.
- Device and technical information: device/installation identifier, app version, operating system, network information, push-notification token, error logs, security/audit logs, and technical metadata needed for security and troubleshooting.
- Communications: notifications, operational messages, order confirmations, and interactions performed through FleetHUB.
3. Penggunaan data lokasi
FleetHUB Driver menggunakan lokasi perangkat untuk menyediakan tracking operasional Shipment JOB. Ketika tracking Shipment JOB aktif, aplikasi dapat mengakses lokasi presisi termasuk saat aplikasi diminimalkan atau berjalan di background melalui foreground location service, sesuai izin yang diberikan pada perangkat.
FleetHUB tidak menggunakan lokasi perangkat untuk iklan berbasis lokasi atau tujuan pemasaran pihak ketiga.
3. Location data
FleetHUB Driver uses device location to provide operational tracking for a Shipment JOB. While Shipment JOB tracking is active, the app may access precise location when the app is minimized or running in the background through a foreground location service, subject to the permissions granted on the device.
FleetHUB does not use device location for location-based advertising or third-party marketing.
4. Bagaimana data digunakan
Kami menggunakan data sesuai kebutuhan penyediaan FleetHUB, antara lain untuk:
- membuat dan mengelola akun pengguna/driver serta company binding;
- menjalankan Shipment JOB, tracking armada, Pickup, Delivery, End Trip, dan irregularity;
- menampilkan status pengiriman kepada pihak yang berwenang dan menyediakan public tracking bila diaktifkan;
- memproses dokumen operasional, bukti pengiriman, cash advance, reimbursement, settlement, dan audit;
- mengirim OTP, notifikasi, pesan, dan pemberitahuan operasional;
- menjaga keamanan, mencegah penyalahgunaan, mengelola perangkat yang diizinkan, dan melakukan investigasi masalah;
- memenuhi kewajiban hukum, kepatuhan, kontraktual, akuntansi, atau audit yang berlaku.
4. How we use information
We use information as needed to provide FleetHUB, including to:
- create and manage user/driver accounts and company bindings;
- execute Shipment JOBs, fleet tracking, Pickup, Delivery, End Trip, and Irregularity workflows;
- show shipment status to authorized parties and provide public tracking where enabled;
- process operational documents, proof of delivery, cash advances, reimbursement, settlement, and audit records;
- send OTPs, notifications, messages, and operational alerts;
- protect security, prevent misuse, manage authorized devices, and investigate technical issues;
- meet applicable legal, compliance, contractual, accounting, and audit obligations.
5. Pembagian dan pengungkapan data
Data hanya dibagikan sejauh diperlukan untuk operasional FleetHUB dan kepada pihak yang relevan, seperti company owner/admin yang berwenang, pihak yang terlibat dalam Shipment JOB, vendor yang ditunjuk, dan penyedia layanan teknologi/infrastruktur yang membantu kami menjalankan FleetHUB.
FleetHUB dapat menggunakan penyedia layanan seperti hosting/cloud infrastructure dan Google Firebase Cloud Messaging (FCM) untuk push notification. Penyedia tersebut memproses data sesuai fungsi layanannya dan instruksi yang berlaku.
Kami juga dapat mengungkapkan data apabila diwajibkan oleh hukum, proses hukum, regulator, atau untuk melindungi keselamatan, hak, dan keamanan pengguna serta layanan.
5. Sharing and disclosure
Information is shared only as needed for FleetHUB operations and with relevant parties, such as authorized company owners/admins, parties involved in a Shipment JOB, appointed vendors, and technology/infrastructure providers that help us operate FleetHUB.
FleetHUB may use service providers such as hosting/cloud infrastructure and Google Firebase Cloud Messaging (FCM) for push notifications. These providers process information according to their service function and applicable instructions.
We may also disclose information when required by law, legal process, regulators, or to protect the safety, rights, and security of users and the service.
6. Izin perangkat
- Location: untuk tracking Shipment JOB dan bukti lokasi operasional.
- Camera: untuk foto kendaraan, selfie/verifikasi, dan dokumen operasional.
- Notifications: untuk order baru, status, pesan, dan pemberitahuan operasional.
- Network/Internet: untuk sinkronisasi data dengan server FleetHUB.
Pengguna dapat mengubah izin melalui pengaturan Android. Menonaktifkan izin tertentu dapat membuat fitur terkait tidak dapat digunakan.
6. Device permissions
- Location: for Shipment JOB tracking and operational location evidence.
- Camera: for vehicle photos, selfie/verification, and operational documents.
- Notifications: for new orders, status updates, messages, and operational alerts.
- Network/Internet: to synchronize information with FleetHUB servers.
Users can change permissions in Android settings. Disabling a permission may prevent related FleetHUB features from working.
7. Penyimpanan dan retensi data
Kami menyimpan data selama diperlukan untuk menyediakan layanan, menyelesaikan Shipment JOB, memenuhi kebutuhan settlement/audit, menjaga keamanan, dan memenuhi kewajiban hukum atau kontraktual. Masa retensi dapat berbeda berdasarkan jenis data, company, hubungan bisnis, dan ketentuan yang berlaku.
Data yang sudah tidak diperlukan dapat dihapus, dianonimkan, atau diarsipkan sesuai kebijakan retensi. Beberapa catatan transaksi, audit, atau legal mungkin tetap disimpan setelah permintaan penghapusan apabila diwajibkan atau diizinkan oleh hukum.
7. Data retention
We retain information for as long as needed to provide the service, complete Shipment JOBs, meet settlement/audit needs, protect security, and comply with legal or contractual obligations. Retention periods may vary by data type, company, business relationship, and applicable requirements.
Information that is no longer needed may be deleted, anonymized, or archived according to retention rules. Certain transaction, audit, or legal records may remain after a deletion request where retention is required or permitted by law.
8. Keamanan data
Kami menerapkan langkah teknis dan organisasional yang wajar untuk melindungi data, termasuk HTTPS/encrypted transport, authentication dan session control, role-based access, device/session controls, audit logging, pembatasan akses internal, dan penyimpanan data pada infrastruktur yang dikendalikan atau dikelola oleh penyedia yang ditunjuk.
Tidak ada sistem yang dapat dijamin 100% aman. Pengguna wajib menjaga keamanan perangkat, OTP, dan akses akun serta segera melaporkan dugaan penyalahgunaan.
8. Data security
We use reasonable technical and organizational safeguards, including HTTPS/encrypted transport, authentication and session controls, role-based access, device/session controls, audit logging, restricted internal access, and storage on infrastructure controlled by us or designated providers.
No system can be guaranteed to be 100% secure. Users are responsible for protecting their device, OTP, and account access and should promptly report suspected misuse.
9. Hak dan pilihan pengguna
Sesuai hukum yang berlaku dan hubungan Anda dengan FleetHUB/company terkait, Anda dapat meminta akses, koreksi, pembaruan, pembatasan, atau penghapusan data pribadi tertentu. Untuk data yang diberikan oleh perusahaan atau terkait kewajiban operasional, permintaan dapat memerlukan verifikasi dan koordinasi dengan company administrator.
9. User rights and choices
Subject to applicable law and your relationship with FleetHUB/the relevant company, you may request access, correction, update, restriction, or deletion of certain personal information. For information provided by a company or tied to operational obligations, requests may require identity verification and coordination with the company administrator.
10. Permintaan penghapusan akun dan data
Pengguna FleetHUB Driver dapat mengajukan permintaan penghapusan akun dan data yang terkait dengan akun melalui email resmi di bawah. Sertakan nomor HP yang digunakan pada FleetHUB Driver, nama, dan company terkait agar kami dapat memverifikasi permintaan.
Email: info@fleethub.my.id
Kirim permintaan penghapusan
Setelah identitas diverifikasi, kami akan memproses data yang dapat dihapus. Data yang wajib dipertahankan untuk transaksi, audit, penyelesaian shipment, keamanan, atau kewajiban hukum dapat disimpan selama periode yang diwajibkan.
10. Account and data deletion requests
FleetHUB Driver users can request deletion of their account and related information through the official email below. Please include the phone number used in FleetHUB Driver, your name, and the related company so we can verify the request.
Email: info@fleethub.my.id
Request account/data deletion
After identity verification, we will process information that can be deleted. Records that must be retained for transactions, audit, shipment completion, security, or legal obligations may be retained for the required period.
11. Pengguna di bawah umur
FleetHUB Driver adalah aplikasi operasional bisnis untuk driver dan personel terkait dan tidak ditujukan untuk anak-anak di bawah usia 18 tahun. Kami tidak dengan sengaja menyediakan layanan ini untuk anak-anak.
11. Children
FleetHUB Driver is a business operations application for drivers and related personnel and is not intended for children under 18. We do not knowingly provide this service to children.
12. Perubahan kebijakan
Kebijakan ini dapat diperbarui untuk mencerminkan perubahan fitur, teknologi, ketentuan hukum, atau praktik operasional. Tanggal berlaku pada bagian atas halaman akan diperbarui jika terdapat perubahan.
12. Changes to this policy
We may update this policy to reflect changes in features, technology, legal requirements, or operational practices. The effective date at the top of this page will be updated when changes are made.
13. Kontak
Untuk pertanyaan mengenai privasi, data pribadi, atau permintaan penghapusan akun/data, hubungi:
13. Contact
For privacy questions, personal-data requests, or account/data deletion requests, contact: